Informativa sulla Privacy

1. Chi siamo

Tap2Order ("noi", "nostro", il "Titolare") è una piattaforma SaaS destinata alla ristorazione che fornisce servizi di gestione ordini, cassa, prenotazioni, asporto, fidelizzazione clienti (CRM) e analytics. La presente informativa descrive come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo i dati personali di:

• Ristoratori (clienti B2B che utilizzano la piattaforma)
• Clienti dei ristoranti (consumatori finali che interagiscono con i servizi digitali)
• Visitatori del sito tap2order.cloud

2. Dati personali raccolti

2.1 Dati forniti direttamente dall'utente

Contesto	Dati raccolti	Base giuridica
Modulo contatto / Richiesta demo	Nome, email, telefono, nome attività, messaggio	Consenso (Art. 6.1.a)
Assistente del sito (chat)	I messaggi della conversazione, la pagina da cui scrivi e da dove sei arrivato; se chiedi di essere ricontattato, nome, email, telefono e nome attività	Richiesta dell'interessato, misure precontrattuali (Art. 6.1.b); per il ricontatto, consenso (Art. 6.1.a)
Registrazione CRM (dal menù digitale)	Nome, cognome, email, telefono, data di nascita	Consenso (Art. 6.1.a)
Prenotazione tavolo	Nome, telefono, email (opzionale), note	Esecuzione contratto (Art. 6.1.b)
Ordine asporto	Nome, telefono, note	Esecuzione contratto (Art. 6.1.b)
Recensione	Nome (opzionale), valutazione, commento	Consenso (Art. 6.1.a)
Pagamento digitale	Nome, email (opzionale per ricevuta)	Esecuzione contratto (Art. 6.1.b)

2.2 Dati raccolti automaticamente

• Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo e versione del browser, sistema operativo, pagine visitate, orari di accesso. Questi dati vengono utilizzati esclusivamente per finalità tecniche e statistiche aggregate.
• Dati di sessione: per il funzionamento del servizio di ordinazione e pagamento (identificativo tavolo, sessione socket).

2.3 L'assistente del sito

Sulle pagine di tap2order.cloud c'è una chat che risponde a ogni ora sulle funzioni, sui prezzi e sulla prova di Tap2Order. Le risposte le scrive un'intelligenza artificiale (Claude, di Anthropic) e possono contenere errori: per un preventivo o un impegno vale quello che ti scrive una persona. Non scrivere nella chat dati che non servono, e mai dati di pagamento o sulla salute. Se chiedi di essere ricontattato e dici di sì a passare i tuoi dati, nome, email e telefono arrivano al nostro team come una richiesta dal modulo contatti. La chat non usa cookie: la conversazione resta nella scheda del browser finché la chiudi.

2.4 Dati del sistema CRM

Se il cliente si registra al servizio del ristorante, raccogliamo e trattiamo inoltre:

• Storico visite e importi spesi
• Preferenze di consenso marketing
• Segmento di appartenenza (calcolato automaticamente)

3. Finalità del trattamento

1. Erogazione del servizio: gestione ordini, pagamenti, prenotazioni, asporto (base: esecuzione contratto)
2. Gestione clienti: registrazione clienti, storico visite, comunicazioni personalizzate (base: consenso esplicito)
3. Comunicazioni commerciali: invio di promozioni, campagne SMS/email/WhatsApp (base: consenso marketing separato)
4. Miglioramento del servizio: analytics aggregati, statistiche di utilizzo (base: legittimo interesse)
5. Obblighi legali: conservazione documenti fiscali, fatture (base: obbligo legale)
6. Contatto commerciale: rispondere alle richieste di demo/informazioni (base: consenso)

4. Consensi separati

In conformità al principio di granularità del GDPR, richiediamo consensi separati per:

• Consenso privacy (obbligatorio): necessario per la registrazione e l'utilizzo del servizio
• Consenso marketing (facoltativo): per ricevere comunicazioni promozionali via SMS, email o WhatsApp

Il consenso marketing può essere revocato in qualsiasi momento tramite il link presente in ogni comunicazione o contattandoci all'indirizzo [email protected].

5. Conservazione dei dati

Tipologia	Durata conservazione
Dati contatto (modulo sito)	24 mesi dalla richiesta
Conversazioni con l'assistente del sito	180 giorni dall'ultimo messaggio; un contatto lasciato in chat, come quelli del modulo
Dati CRM / Fedeltà	Fino a revoca del consenso o cancellazione account
Dati prenotazioni	12 mesi dalla data della prenotazione
Dati ordini e pagamenti	10 anni (obbligo fiscale)
Recensioni	Fino a richiesta di cancellazione
Log di sistema	6 mesi

6. Condivisione dei dati

I dati personali possono essere condivisi con:

• Il ristorante di riferimento: i dati inseriti tramite prenotazione, ordine o registrazione CRM sono accessibili al ristorante che utilizza la piattaforma Tap2Order in qualità di co-titolare del trattamento
• Fornitori di servizi (Responsabili del trattamento):
  • MongoDB Atlas (hosting database - UE/EEA)
  • Stripe (elaborazione pagamenti - certificato PCI-DSS)
  • Twilio (invio SMS/WhatsApp - con DPA firmato)
  • Nodemailer/SMTP (invio email transazionali)
  • Anthropic, PBC (Stati Uniti): scrive le risposte dell'assistente del sito, ricevendo i messaggi della conversazione. I dati inviati con le sue API Anthropic si impegna a non usarli per addestrare i propri modelli

Non vendiamo, noleggiamo o cediamo a terzi i dati personali degli utenti per finalità di marketing.

7. Trasferimenti internazionali

Ove possibile, i dati vengono conservati su server situati nell'Unione Europea. In caso di trasferimenti verso paesi terzi (es. infrastruttura cloud USA), ci assicuriamo che siano presenti garanzie adeguate ai sensi degli Artt. 46-49 GDPR, quali Clausole Contrattuali Standard (SCC) o decisioni di adeguatezza della Commissione Europea.

8. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli Artt. 15-22 del GDPR, l'utente ha diritto a:

• Accesso (Art. 15): ottenere conferma del trattamento e copia dei dati
• Rettifica (Art. 16): correggere dati inesatti o incompleti
• Cancellazione / Diritto all'oblio (Art. 17): richiedere la cancellazione dei propri dati
• Limitazione del trattamento (Art. 18): limitare il trattamento in determinati casi
• Portabilità (Art. 20): ricevere i propri dati in formato strutturato (JSON)
• Opposizione (Art. 21): opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse
• Revoca del consenso (Art. 7.3): revocare in qualsiasi momento i consensi prestati

Per esercitare i propri diritti è possibile:

• Inviare un'email a [email protected]
• Utilizzare la funzione "Esporta dati" o "Diritto all'oblio" presente nel proprio profilo CRM (se registrati)

Risponderemo entro 30 giorni dalla richiesta, come previsto dal GDPR.

9. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, tra cui:

• Comunicazioni crittografate (HTTPS/TLS)
• Autenticazione con token e hashing delle password (bcrypt)
• Accesso ai dati limitato per ruolo (admin, gestore, cameriere)
• Backup periodici dei database
• Monitoraggio e logging degli accessi

10. App mobile Tap2Order (Android e iOS)

L'app Tap2Order per tablet e smartphone è uno strumento di lavoro riservato al personale del ristorante. Svolge due funzioni: mostra il pannello di gestione, lo stesso raggiungibile dal browser, e collega il locale alle proprie stampanti e al registratore telematico presenti sulla rete del ristorante.

10.1 Dati trattati dall'app

L'app non raccoglie dati personali per conto di Tap2Order. Ciò che viene inserito nel pannello (ordini, tavoli, clienti) è trattato dal ristorante nel proprio database, secondo quanto già descritto nelle sezioni precedenti. L'app è il mezzo con cui vi si accede, non un ulteriore punto di raccolta.

Sul dispositivo restano soltanto:

• Il token di sessione dell'operatore, conservato nella memoria protetta del sistema (Portachiavi su iOS, SharedPreferences su Android) per non dover ripetere l'accesso a ogni riapertura. Si cancella con il logout o disinstallando l'app.
• L'indirizzo del ristorante a cui il dispositivo è collegato e le credenziali del collegamento stesso.

10.2 Permessi richiesti e a cosa servono

• Fotocamera: esclusivamente per inquadrare il codice QR con cui il dispositivo si collega al ristorante. L'immagine viene elaborata sul dispositivo e non è né salvata né trasmessa. Il permesso è facoltativo: il codice si può digitare a mano.
• Rete locale: per raggiungere le stampanti e il registratore telematico collegati alla rete del locale. Le comunicazioni restano all'interno di quella rete e non transitano da server esterni.
• Notifiche: per segnalare l'arrivo di nuovi ordini e per la notifica permanente che, su Android, indica che il collegamento con le stampanti è attivo.
• Esecuzione in background (Android): per mantenere il collegamento con le stampanti mentre l'operatore usa altre applicazioni.

10.3 Assenza di tracciamento

L'app non contiene strumenti di analisi, pubblicità o tracciamento di terze parti, non accede all'identificativo pubblicitario del dispositivo, non raccoglie la posizione, la rubrica, le fotografie o l'elenco delle applicazioni installate, e non cede dati a nessuno. Non vengono trattati dati per finalità di profilazione né effettuato tracciamento fra applicazioni o siti diversi.

11. Cookie e strumenti di misurazione

11.1 Strumenti tecnici, senza consenso

Servono a far funzionare il servizio e non richiedono consenso ai sensi dell'Art. 5.3 della Direttiva ePrivacy:

• Cookie tecnici di sessione: autenticazione e sessione tavolo.
• LocalStorage / SessionStorage: preferenze dell'utente, token di autenticazione CRM, cache del menù.

11.2 Google Analytics, solo con il tuo consenso

Sul sito tap2order.cloud utilizziamo Google Analytics (identificativo di misurazione G-V7CRFFYFZ3) per capire quali pagine vengono lette e come il sito viene usato. È uno strumento di terze parti, e per questo:

• non viene caricato finché non acconsenti. Alla prima visita compare una richiesta con scelte di pari rilievo: accettare, rifiutare, o scegliere categoria per categoria; finché non scegli, nessuno script di misurazione viene eseguito;
• se rifiuti, non viene caricato affatto, e la tua scelta viene ricordata in LocalStorage, non in un cookie: non ha senso scrivere un cookie per ricordare che non li vuoi;
• l'indirizzo IP è trasmesso in forma anonimizzata;
• puoi cambiare idea in qualsiasi momento: riapri la scelta sui cookie. Ritirare il consenso deve essere facile quanto darlo.

Titolare del trattamento dei dati raccolti da questo strumento è Google Ireland Limited. Il trasferimento di dati verso gli Stati Uniti avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e del EU-US Data Privacy Framework.

11.3 Pubblicità: i pixel di Meta e Google Ads, solo con il tuo consenso

Quando facciamo pubblicità su Facebook, Instagram o Google, sul sito tap2order.cloud possono essere attivi il pixel di Meta e il tag di Google Ads, per misurare i risultati delle nostre campagne (per esempio quante richieste di contatto portano) e per mostrare la nostra pubblicità a chi ha già visitato il sito. Valgono le stesse regole di Analytics:

• non vengono caricati finché non acconsenti alla categoria «Pubblicità», distinta da quella delle statistiche: puoi accettare l'una e rifiutare l'altra;
• trasmettono a Meta e a Google identificativi online, le pagine visitate e l'invio del modulo di contatto, non il contenuto del modulo;
• la richiesta di contatto e l'iscrizione al portale possono arrivare a Meta anche dal nostro server (l'API Conversioni di Meta), così non si perdono quando il browser blocca il pixel: solo con lo stesso consenso, e con l'evento, la pagina, l'indirizzo IP, il browser e gli identificativi dei cookie del pixel, mai il contenuto del modulo;
• se ti iscrivi al portale dopo aver dato questo consenso, conserviamo con il tuo account gli identificativi dei cookie del pixel di Meta e quello del clic sull'annuncio di Google che ti ha portato qui, se c'è: quando apri il tuo primo locale vero, diciamo a Meta e a Google solo che sei diventato cliente, con quegli identificativi, per sapere quali campagne portano clienti e non solo visite. Niente email e niente nome. Li cancelliamo appena inviati, e comunque entro 90 giorni dall'iscrizione;
• puoi cambiare idea in qualsiasi momento, con lo stesso collegamento: riapri la scelta sui cookie.

Titolari del trattamento dei dati raccolti da questi strumenti sono, per la parte che li riguarda, Meta Platforms Ireland Limited e Google Ireland Limited. Il trasferimento di dati verso gli Stati Uniti avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e del EU-US Data Privacy Framework.

11.4 Ciò che non facciamo

Non vendiamo e non cediamo dati ad altri operatori pubblicitari oltre a quanto descritto qui sopra, e senza il tuo consenso non carichiamo alcuno strumento di misurazione o di pubblicità. L'app mobile Tap2Order (sezione 10) non contiene alcuno strumento di misurazione, nemmeno quelli descritti qui sopra.

12. Il nostro canale YouTube e i servizi API di YouTube

Per pubblicare i nostri video sul nostro canale YouTube usiamo i servizi API di YouTube (YouTube API Services), da uno strumento interno: la plancia del marketing (tap2order.cloud/marketing), riservata al personale di Tap2Order. Non è offerta ai ristoranti né ad altri, e non si collega ad altri canali che il nostro.

• Le regole che valgono: chi usa la plancia accetta i Termini di servizio di YouTube, e i dati che passano da YouTube sono trattati anche secondo le Norme sulla privacy di Google.
• A cosa accediamo: con il consenso dato con «Accedi con Google» carichiamo i nostri video (permesso youtube.upload) e leggiamo il nome e l'identificativo del canale collegato (permesso youtube.readonly), per mostrare nella plancia quale canale è collegato.
• Cosa conserviamo: l'indirizzo email dell'account Google usato per il collegamento, il nome e l'identificativo del canale, gli identificativi e i collegamenti dei video che abbiamo pubblicato, e il token del collegamento, cifrato sui nostri server. Non conserviamo dati di altri canali né di chi guarda i nostri video.
• Come li usiamo: solo per pubblicare i nostri video, dopo che sono stati approvati nella plancia, e per tenere l'archivio delle nostre pubblicazioni. Non li usiamo per la pubblicità né per profilare nessuno, e non li cediamo a terzi.
• Per quanto tempo: il collegamento e il suo token restano finché il canale è collegato; scollegandolo dalla plancia si cancellano. I collegamenti ai video pubblicati restano nell'archivio delle nostre pubblicazioni. Su richiesta a [email protected] cancelliamo tutto entro 30 giorni.
• Come revocare l'accesso: in qualsiasi momento, dalla pagina delle autorizzazioni dell'account Google, security.google.com/settings/security/permissions, oltre che scollegando il canale dalla plancia.

Chi guarda i nostri video su YouTube lo fa sulla piattaforma di Google, secondo le regole di YouTube: a noi non arrivano i suoi dati personali.

13. Minori

I servizi di Tap2Order non sono destinati a minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Se un genitore o tutore ritiene che un minore abbia fornito dati personali, può contattarci per richiederne la cancellazione.

14. Modifiche all'informativa

Ci riserviamo il diritto di aggiornare questa informativa. In caso di modifiche sostanziali, informeremo gli utenti tramite avviso sul sito o via email. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima al documento.

15. Contatti e reclami

Per qualsiasi domanda relativa alla privacy:

• Email: [email protected]
• PEC: [email protected]
• Indirizzo: Viale Europa 55, 64100 Teramo (TE)

L'utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) qualora ritenga che i propri dati siano trattati in modo non conforme alla normativa.